从渠道、到流程、再到供应商管理 30年资深采购人分享58集团采购数字化经验

“大型集团企业的数字化采购是一项复杂的系统工程，从最基本的渠道数字化，到流程管理的数字化，再到供应商管理的数字化，58集团近十年来一直在不断优化采购管理方式。作为58集团采购基础设施副总裁，他分享了他对采购数字化的理解。Sophia的职业生涯已经超过30年，其中27年是在公司采购方面工作的。早在1995年，她就负责一家外资企业的营销，当时公司还没有完善的功能部门，其所在部门包括大量的营销资料采购需求，包括随身听、山地自行车等礼品，这部分全部由Sophia负责。之后，她转战百度和58集团，负责行政采购和集团采购的管理。特别是在Group58，他作为集团管理和采购的“领头羊”近十年，领导和推动Group58的采购数字化转型。索菲亚表示，“购买数字化的概念几乎始于2012年，也是消费电子商务兴起的时期。58集团作为互联网企业，天生就有数字化的基因，我们也是业界最早开始尝试数字化的企业之一。当然，在他们的数字化初期，大家都在触摸石头过河。58集团的采购数字化也经历了一个“从浅到深”的过程。“第一步通过渠道数字化扩大选择范围，提高价格性58集团最初实现的是渠道数字化。在电子商务模式出现之前，传统的采购主要依靠线下渠道，而在2000年，采购人员需要到不同商场的商店进行查询，确认供应商，然后下订单，并在交货完成后开具发票进行付款。“当时商品的选择空间很小，取决于商场里是否有商品，有什么颜色。后期，供应商提供的选择稍多一些，但这种购买方式不仅消耗了购买者巨大的能量，而且商品的选择范围有限，价格透明度也难以保证。索菲亚告诉我的。因此，早在2017年，58集团就与京东合作，通过跨平台技术将京东VOP与内部采购平台连接起来。“以京东为代表的伙伴们的一大特点是品种丰富。线下的品比3家，在线的品比千家，不仅大幅度扩充了商品的选择范围，更重要的是价格变得更加透明。“通过第二步流程的数字化降低采购错误率，提高工作效率如何选择商品，如何订购只是采购工作的一小部分，特别是在58这样的大型集团中，采购还伴随着大量的财务管理、业务沟通工作。数字化如何在这些链接中发挥价值？这就是索菲亚所想的。Sophia首先用两个故事来说明流程在采购管理中的重要性。“在日常采购中，大量的采购需求是由业务部门发起并支付的。然而，由于过去许多业务工作人员缺乏预算意识，业务单位在没有足够预算的情况下开始采购过程，因此，在签署合同和付款时，财务部门通知他们预算短缺。二是沟通效率。有时业务部门会在网上购买平台上事先检查需要购买的对象商品，并将屏幕截图发送给采购部，由采购负责人重新搜索、订购。由于58集团的业务部门众多，有时一天会发送数百张截图，在反复搜索和重新订购的过程中，会浪费大量的人力。为了从根源上解决这样的流程问题，58集团利用VOP智能采购系统，通过云计算、大数据、电子商务平台技术、财务管理技术进行预预算编制、计划记录、项目中线采购、事后履行检查、以及资产入库等环节开放全流程数据，实现采购过程的全数字化。Sophia说：“现在，当我们的业务人员在系统上启动采购请求时，不仅可以直接查看相应项目的剩余预算，还可以在选择产品后直接启动审批流程，将其委托给采购审批，在支付时预算不足和重复订单搜索的情况也完全是“过去式”。这大大提高了采购工作的效率。第三步供应商管理数字化提高供需匹配的准确性58集团采购数字化的第三步是供应商管理。Sophia介绍说，除了行政采购外，58个集团还有大量的专业商品采购，如IDC机房服务器、外包服务、短信集团等。这些专业商品的采购采用传统的招标方式进行。在这个过程中，可能会涉及到许多供应商的询问和沟通。过去，我们与这些供应商的沟通方式也非常原始，严重依赖手机微信的一对一沟通，效率低下。2022年，在Sophia的领导下，58集团采购部和技术部合作，开始建立SRM供应商管理系统，该系统通过数字化系统对库存供应商进行集中管理。现在，当58个组启动采购请求时，SRM系统将筛选适当的库供应商并自动发送消息。在日常管理中，供应商可以随时上传库存信息，系统根据供应商的历史表现进行多维评分，为供应商管理和评级提供数据支持。Sophia表示，SRM系统的启动和运行大大提高了采购部门和供应商之间互动的效率，以及图书馆供应商的质量。凭借近十年的数字采购经验，Sophia深知数字化的价值。她认为，对于大集团来说，购买数字化最核心的价值在于两个方面。一个是降低差错率，另一个是增加供需匹配度。“以58集团为例，我们每年的采购预算达到10亿元以上，订单量达到数万件，没有好的数字化工具，没有好的在线流程，很容易出错。第二，追求应该由最佳供应商来满足需求，通过数字系统，我们可以利用算法从成本、库存、时效、服务、账目等多维中进行筛选，理性效率也远远高于以往的经验。此外，在过去两年中，受外部环境不确定性的影响，58集团对成本控制的要求也越来越高。Sophia承认，提高采购效率和降低采购成本也是其KPI的一部分。多亏了数字采购，Sophia成功地做到了这一点。58集团设定了2022年采购成本削减6%的目标，但在索菲亚和采购部门的共同努力下，58集团在2022年实现了8%的成本削减，人力效率提高了20%。这就是Sophia对数字采购的评估。“数字化使采购业务成为企业运营系统中价值创造的核心，不仅创造诚信价值，而且通过更高效的管理系统实现成本节约和效率。在此基础上，企业还可以通过智能预测未来物资价格、供应趋势变化，制定更加合理的运营计划，使供应链具有更强的弹性。”